Definisi Dasar Knowledge Management System

Pengetahuan adalah kekuatan. Artinya banyak perusahaan mencapai sukses dengan pengetahuan yang dimilikinya oleh SDM-nya. Salah satu kunci untuk memenangi kompetisi adalah kekuatan dari karyawan yang cerdas atau knowledge worker. Semakin cerdas dan pintar karyawan di perusahaan, maka akan semakin mudah pula perusahaan menghadapi perubahan dan memenangi kompetisi. Salah satu solusi yang menarik saat ini adalah dengan menerapkan sebuah sistem yang mampu meningkatkan pengetahuan di internal perusahaan yang dinamakan  Knowledge Management System.

A. Pengertian Knowledge Management System

Knowledge Management System (KMS) atau sistem manajemen pengetahuan adalah suatu sistem TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) dalam pengertiannya adalah sebuah sistem aplikasi yang mengkombinasikan dan mengintegrasikan fungsi untuk sebuah perlakukan kontekstual terhadap masing – masing pengetahuan eksplisit dan tasit, selama sebuah organisasi atau bagian organisasi tersebut menjadi target dari tindakan manajemen pengetahuan.

Jika dilihat dari definisinya, Knowledge Management adalah sebuah proses yang membantu organisasi dalam mengidentifikasi, memilih, mengorganisasikan, menyebarkan, dan memindahkan informasi penting dan pengalaman yang merupakan bagian dari organisasi  (Viju Mattew, 2011). Dalam organisasi, terdapat 2 jenis  pengetahuan, yaitu :

1.      Tacit

Adalah pengetahuan yang terdapat dalam diri kita yang belum didokumentasikan. Dalam hal ini Tacit Knowledge dapat menjadi aset yang berharga bagi perusahaan karena Tacit Knowledge berisi pengetahuan dari pengalaman sehari-hari, yang jika dibagikan akan sangat membantu seluruh stakeholder dalam perusahaan untuk mengatasi masalah atau menambah pengetahuan. Contoh dari Tacit Knowledge adalah pengetahuan yang diperoleh karyawan dari hasil sharing karyawan lain pada saat rapat atau pelatihan.

2.      Explicit

Adalah pengetahuan yang bersifat tersirat atau sudah didokumentasikan, sehingga memudahkan karyawan untuk mempelajarinya. Contoh pengetahuan secara explicit adalah modul di perusahaan untuk karyawan baru yang berisi deskripsi pekerjaan atau dokumentasi alur proses bisnis perusahaan.

Dengan adanya kedua jenis pengetahuan tersebut di atas, maka diperlukan Knowledge Management untuk mengatur pendokumentasian pengetahuan tersebut, sehingga dapat menjadi keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Hal inilah yang menjadikan Knowledge Management System (KMS) diperlukan oleh perusahaan. KMS adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung penciptaan, pengaturan, dan penyebaran dari pengetahuan bisnis kepada karyawan dan manajer dari sebuah perusahaan (Marakas, 2010).

B. Tahap-tahapan Knowledge Management System

Secara umum, Debowski (2006) menyebutkan ada beberapa tahapan yang harus direncanakan dengan baik agar implementasi sistem sekompleks Knowledge Management System dapat berjalan dengan baik. Tahapan-tahapan tersebut adalah:

1. Merumuskan kebutuhan akan Knowledge Management System.
   
2. Mengidentifikasi kebutuhan sistem.
   
3. Mengklarifikasikan spesifikasi sistem.
   
4. Mengevaluasi sistem-sistem yang potensial.
   
5. Memilih sistem dan/atau komponennya yang relevan.
   
6. Mengimplementasikan sistem.
   
7. Mengevaluasi penerimaan dan adopsi sistem.
   

Menurut Dalkir (2011, p.38) Fungsi atau teori Knowledge Management System memiliki enam langkah cycle. Berikut merupakan cycle dari Knowledge Management System:

1. Create Knowledge
   Pengetahuan tercipta sebagaimana orang menentukan cara untuk melakukan seuatu atau mengembangkan keahlian. Terkadang pengetahuan dari luar telah membawa masuk.
   
2. Capture Knowledge
   Pengetahuan yang baru haruslah teridentifikasi sebagai sesuatu yang bernilai dan terwakili dengan cara yang wajar.
   
3. Refine Knowledge
   Pengetahuan baru haruslah ditempatkan dalam suatu konteks sehingga dapat ditindaklanjuti. Disinilah wawasan manusia harus dapat ditangkap.
   
4. Store Knowledge
   Pengetahuan yang dapat berguna kemudian harus dapat tersimpan dalam format yang wajar pada repository yang ada sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengaksesnya.
   
5. Manage Knowledge
   Seperti halnya perpustakaan, pengetahuan harus tetap terjaga dan tersimpan hingga saat ini. Ini harus ditinjau kembali untuk dapat memverifikasi bahwa hal tersebut relevan dan akurat.
   
6. Disseminate Knowledge
   Pengetahuan yang telah tersimpan dengan baik dan sudah terverifikasi secara keseluruhan dapat mulai dilakukan sosialisasi ataupun menyebarluaskan pengetahuan dalam organisasi.

Untuk mendukung kesusksesan pembuatan dan implementasi dari KMS diperlukan kerjasama dari seluruh karyawan maupun manajer di dalam perusahaan untuk membangun sharing habit untuk mengisi KMS tersebut. Apabila KMS diisi dengan baik secara berkala dengan informasi dan pengetahuan baru yang diperoleh karyawan maupun manajer, maka KMS akan menjadi efektif untuk digunakan. KMS juga dapat mempermudah karyawan baru untuk mempelajari tentang perusahaan karena berisi informasi dari seluruh divisi yang ada pada perusahaan tersebut, serta pengetahuan lain yang berhubungan tidak langsung dengan perusahaan, namun mendukung pengembangan perusahaan, misalnya berbagi pengetahuan tentang teknologi terbaru yang sudah ada di luar negeri, namun belum masuk ke Indonesia. Hal ini dapat menjadi inspirasi perusahaan dalam mengembangkan produk dan jasa, maupun menggunakan teknologi terbaru tersebut sehingga menjadi perusahaan pertama yang membawa teknologi tersebut ke Indonesia.